Чтобы журнал в общепите имел силу документа, его прошивают, нумеруют страницы и заверяют подписью и печатью. Разбираю по шагам, как это сделать правильно, что писать на наклейке-прошивке и почему журнал в скоросшивателе проверяющий не примет.
Чтобы журнал в общепите имел силу документа, его прошивают, нумеруют страницы и заверяют подписью и печатью. Порядок такой: пронумеровать все листы, прошить нитью через 3-4 прокола на левом поле, вывести концы нити на оборот последнего листа и заклеить наклейкой, написать на ней число листов и поставить подпись с печатью. Я Андрей Горников, бренд-шеф группы компаний Экор, за годы на кухне и на приёмке прошил не один десяток журналов и покажу, как сделать это так, чтобы записи приняли на любой проверке.
Зачем вообще прошивать журнал
Любой рабочий журнал системы ХАССП надо оформить правильно, иначе проверяющий просто не примет записи. Бракеражный, гигиенический, входного контроля, температурные - это касается всех.
Смысл прошивки простой. Она защищает журнал от подмены и изъятия листов задним числом. Пока листы сшиты нитью и скреплены печатью, вынуть страницу и вклеить другую незаметно уже не выйдет.
Скажете, мелочь, бумажная формальность? На проверке это первое, на что смотрят. Если журнал на скрепке, к его записям сразу нет доверия, потому что туда можно подложить что угодно хоть вчерашним днём.
Как прошить журнал пошагово
Понадобится журнал, прочная нить (лучше суровая или банковская), игла, клей и бумажная наклейка. Дальше по порядку.
- Пронумеруйте все страницы арабскими цифрами. Обычно номер ставят в нижнем углу листа.
- Прошейте журнал прочной нитью через 3-4 прокола на левом поле. Проколы делайте ровно, отступив от края.
- Концы нити выведите на последний лист, на его оборот, и оставьте свободными сантиметров пять.
- Заклейте концы нити бумажной наклейкой. Это и есть контрольный листок прошивки. Нить должна остаться под наклейкой.
- Поставьте подпись руководителя или ответственного и печать организации так, чтобы часть подписи и оттиска попадала на наклейку, а часть на лист.
Последний пункт ключевой. Печать, которая заходит и на наклейку, и на бумагу под ней, работает как пломба. Отклеить наклейку, не порвав оттиск, уже нельзя.
Что писать на наклейке и титульном листе
На контрольном листке пишут одну стандартную фразу: 'В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью N листов'. Вместо N ставите число листов, и обязательно дважды, прописью и цифрой. Рядом дата.
Число листов прописью нужно ровно затем же, зачем сумму в чеке пишут словами. Цифру легко подправить, слово нет.
Титульный лист (форма Ф-4) оформляют в самом начале, до первых записей. На нём название организации, название журнала, дата начала ведения и ответственный за журнал. Заполнили титул, прошили, заверили, и журнал готов к работе.
Если не хотите рисовать наклейку от руки, под статьёй можно скачать готовый бланк прошивки и титульный лист по форме Ф-4. Распечатали, вписали данные, приклеили.
Частые ошибки и электронные журналы
Был у меня случай. Пришли с проверкой, а журнал входного контроля лежит в скоросшивателе, листы на файликах. Формально всё заполнено, а веры записям ноль, потому что любой лист вынимается за секунду. Пришлось объяснять, почему так нельзя.
Три косяка, которые вижу чаще всего:
- Журнал не прошит вообще. Листы на скрепке или в скоросшивателе, вынуть можно любой.
- На наклейке не указано число листов. Тогда непонятно, сколько их было изначально.
- Печать не заходит на наклейку, стоит рядом. Такую наклейку можно переклеить, и пломбы нет.
Отдельный вопрос, электронные журналы. Ведёте электронно? Прошивать там нечего, нити и наклейки не нужны. Но задача та же: нужна защита от правки задним числом. Система должна фиксировать, кто и когда внёс запись, и не давать переписать её вчерашним числом.
Про то, какие журналы вообще нужны в общепите и как их вести, я разбирал в обзорном уроке про журналы. А все уроки курса собраны в разделе по ХАССП.
Частые вопросы
Как правильно прошить журнал?
Пронумеруйте все листы, прошейте журнал прочной нитью через 3-4 прокола на левом поле, выведите концы нити на оборот последнего листа и заклейте бумажной наклейкой. Сверху поставьте подпись и печать так, чтобы оттиск заходил и на наклейку, и на лист.
Что писать на прошивке журнала?
На контрольном листке-наклейке пишут: 'В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью N листов'. Число листов указывают прописью и цифрой, ставят дату и подпись ответственного.
Нужна ли печать на журнале?
Да. Печать организации ставят на наклейку так, чтобы часть оттиска попадала на наклейку, а часть на лист. Так наклейку нельзя переклеить, не повредив оттиск. Без печати прошивка силы документа не имеет.
Кто заверяет журнал?
Журнал заверяет руководитель организации или назначенный ответственный за ведение журнала. Он ставит подпись на контрольном листке рядом с числом листов и печатью организации.
Нужно ли прошивать электронные журналы?
Нет, электронный журнал прошивать нечем. Но нужна защита от правки задним числом: система должна фиксировать, кто и когда внёс запись, и не давать переписывать её более ранней датой.
Скачать документы к уроку
Шаблоны бесплатные. Замените реквизиты-заполнители на данные вашего заведения.
