Два процента звучат скромно, пока не пересчитаешь их в долю закупки. Разбираю, что относится к списанию, а что нет, откуда оно берётся и какие привычки смены его режут.
Обязательной нормы списания продуктов для ресторана нет: заведение устанавливает её само, а в финансовых моделях прочие списания закладывают в 1,5-2,5% выручки. Базу нормы надо уточнять: 2% выручки при фудкосте 28% равны 7,1% закупленных продуктов. Сокращают списания не актами, а порядком: лист заготовок, заявка по бланку остатков, маркировка датой, разморозка по плану.
Меня зовут Андрей Горников, я бренд-шеф группы компаний Экор. На производстве отвечаю за рыбное направление, а до этого много лет руководил кухнями ресторанов и столовых, участвовал в открытии новых заведений. Акты списания я подписывал годами и ни разу не видел, чтобы их сокращала строгость. Их сокращает порядок, который начинается задолго до мусорного бака.
Списания на кухне всегда есть, и это нормально. Ненормально, когда никто не знает, сколько они стоят и откуда берутся. Разберу, что считать списанием, какую норму держать и что на кухне реально уменьшает эту строку.
Четыре вида потерь, которые нельзя смешивать
Половина путаницы со списаниями от того, что в одну кучу складывают разные вещи. Потери продуктов на кухне бывают четырёх видов:
- технологические отходы. Кожа и кости рыбы, очистки овощей, ужарка и уварка. Они плановые и уже сидят в технологической карте разницей между брутто и нетто;
- естественная убыль. Продукт теряет массу при хранении из-за усушки и испарения. Её пределы для торговли и общепита утверждает Минпромторг, много лет действовал приказ № 252 от 01.03.2013, актуальную редакцию сверяйте в справочной системе. Применяют её только к фактической недостаче по итогам инвентаризации;
- списание. Внеплановая потеря с понятной причиной: испортилось, просрочено, забраковано, уронили, гость вернул блюдо, ушло на проработку. Оформляется актом в момент, когда случилось;
- недостача. Её видно только на инвентаризации, причина неизвестна. Итог фиксирует сличительная ведомость.
Почему это важно. Если повар пишет акт на очистки картофеля, отходы посчитаются дважды: в карте и в акте. Они уже сидят в граммах брутто, а значит, и в цене блюда, как я показывал на примере калькуляционной карты ОП-1. Если, наоборот, испорченную рыбу тихо списывают как «отходы при разделке», технологическая карта начинает врать, а фудкост по ней выглядит лучше, чем есть.
И ещё одно наблюдение. Когда списания подозрительно низкие, а недостача растёт, порчу обычно просто не оформляют. Продукт выбросили, акт не написали, на инвентаризации он всплыл дырой без причины.
Норма списаний: от выручки или от себестоимости
Обязательной нормы списаний для ресторана нет, её устанавливает само заведение. Отраслевые ориентиры есть: в финансовых моделях прочие списания продуктов закладывают в 1,5-2,5% выручки. У барменов в ходу другой норматив, 1% от себестоимости.
Две цифры похожи, а значат совсем разное. Посчитаем на условной кухне с выручкой 3 млн рублей в месяц и фудкостом 28%. Продуктов на продажу уходит на 840 000 рублей.
| Норма списаний | В рублях за месяц | Доля от закупленных продуктов |
|---|---|---|
| 1,5% выручки | 45 000 | 5,4% |
| 2% выручки | 60 000 | 7,1% |
| 2,5% выручки | 75 000 | 8,9% |
| 1% себестоимости | 8 400 | 1% |
Скромные «два процента от выручки» означают, что каждый четырнадцатый рубль закупки уходит в бак. Поэтому, когда в разговоре звучит «у нас норма списаний 2%», первым делом спрашивайте: от чего.
Для ориентира по структуре: в учебном разборе отчёта о прибылях и убытках ресторана, который используют на отраслевых курсах, строки стоят так. Себестоимость продаж 25,6% выручки, списания 2,0%, недостачи 0,7%. Списания и недостачи там вынесены отдельно от себестоимости, и так стоит делать и вам: тогда фудкост по картам не маскирует потери.
В домашнем холодильнике испорченный пучок зелени стоит пару сотен и досаду. В заведении с выручкой 3 млн каждые полпроцента списаний это 15 000 рублей в месяц, и уходят они не одним пакетом, а десятками мелких актов по несколько сотен, которые никто не складывает в одну цифру.
Откуда берутся списания
Акт списания фиксирует последствие. Причина почти всегда случилась раньше: при заказе, при заготовке или при приёмке. Вот что чаще всего стоит за актами:
- перезаготовка. Нарезали и сварили «чтобы хватило на выходные», продали меньше, остаток дожил до конца срока. Как считать заготовку от продаж, я разбираю в статье про лист заготовок, а что переживает выходные, а что нет, в разборе пятничной заготовки;
- перезаказ. Заявку пишут «с запасом», потому что боятся стоп-листа. Склад пухнет, скоропорт стоит дольше, чем должен;
- хранение без маркировки. Контейнер без даты изготовления повар через два дня выбрасывает на всякий случай, и правильно делает;
- дефрост всей партии. Разморозили короб целиком, продали половину, повторно замораживать нельзя. Как размораживать по плану, расписано в статье о том, как разморозить рыбу;
- брак, принятый на приёмке. Взяли подозрительную партию, чтобы не спорить с водителем, через день списали. Порядок входного контроля есть в уроке про журнал входного контроля;
- переделки. Ошибся повар, ошибся официант при пробитии, гость вернул блюдо. Это отдельная причина, её стоит считать отдельно, потому что лечится она обучением, а не закупкой;
- меню. Блюдо продаётся раз в неделю, а под него держат редкий ингредиент, который портится раньше, чем его закажут.
Когда я принимал кухню после другого шефа, первым делом поднял акты списаний за последние месяцы. Больше всего по сумме оказалось не дорогой рыбы и не мяса, а нескольких соусов и заготовок, которые по пятницам делали двойной партией. Убрали двойную партию, и строка заметно похудела без единого выговора.
Против дефроста целиком хорошо работает порционное сырьё. Порционное рыбное филе заморожено кусками одного веса, поэтому вечером на разморозку ставят ровно столько порций, сколько нужно на завтра. С овощами похожая история: замороженные овощи и ягоды берут из пакета по граммам, остальное лежит в морозилке и не вянет в холодильнике, как свежая брокколи на третий день.
Привычки смены, которые режут списания
Самые дешёвые инструменты против списаний это бланки и ритуалы. Они ничего не стоят, кроме дисциплины.
На открытии смены:
- проверить заготовки, отложить на списание всё с истёкшим сроком или признаками порчи и сообщить шефу или су-шефу;
- остальное переложить в чистую тару и промаркировать фактической датой изготовления;
- проверить температуру холодильников и камер, при сбое сразу звать шефа, а не ждать, пока продукт потечёт;
- доложить, какие позиции заканчиваются, чтобы не было стоп-листа и паники с перезаказом.
На закрытии смены:
- составить заявку поставщику по бланку минимальных и максимальных остатков, а не по ощущениям;
- поставить на разморозку сырьё строго по плану заготовок на завтра;
- убрать в холод всё, что осталось на линии, с маркировкой.
Раз в неделю шеф разбирает акты: какие пять позиций дали больше всего денег в списании и по каким причинам. Раз в месяц сравнивает фактический фудкост с теоретическим, как я показывал в статье про фудкост и себестоимость. Если между ними дыра, а списания в норме, ищите в закупке и на складе, об этом отдельный разбор про потери в закупке.
Отдельно про планограмму. Каждая полка в холодильнике и на стеллаже подписана: что на ней лежит. Звучит как бюрократия, но новый повар перестаёт ставить сырую рыбу над готовыми салатами, а продукт не теряется в дальнем углу до конца срока.
А вы знаете, сколько килограммов рыбы ваша кухня списала в прошлом месяце? Не рублей, а килограммов. Если ответ «надо посмотреть», значит, акты пишутся, но не читаются.
Акт списания, который можно читать
Акт ради подписи ничего не даёт. Акт, из которого видна причина, через месяц превращается в план действий. В нём должны быть:
- дата и смена;
- продукт или полуфабрикат, единица измерения и количество;
- цена и сумма. Без суммы акты невозможно сравнивать между собой;
- причина из фиксированного списка: истёк срок, порча при хранении, брак поставки, переделка, проработка, дегустация. Графа «прочее» должна быть пустой почти всегда;
- кто обнаружил и кто подтвердил. Обычно шеф-повар и управляющий.
Унифицированная форма ТОРГ-16 не обязательна: с 2013 года заведение может утвердить свою форму акта в учётной политике. Многие берут ТОРГ-16 за основу и добавляют графу причины, этого достаточно. В iiko и r_keeper тот же акт заводится документом списания, и причину там тоже стоит выбирать из справочника, а не писать свободным текстом.
Если продукт списывают по безопасности, например вздулась банка или нарушена температура хранения, к акту добавляется процедура изоляции и утилизации. Она подробно разобрана в уроке про несоответствующую продукцию серии ХАССП.
Списание пишут в конце цепочки, а рождается оно в её начале: в заявке, в листе заготовок, на приёмке. Чините начало, и конец сократится сам.
- На вопросы по меню, технологическим картам и запуску кухни отвечаю я, бренд-шеф Экор.
- Дадим образцы продуктов для проработки, пока меню ещё не утверждено.
- Менеджер соберёт стартовый заказ под ваше меню: рыба, мясо, птица, овощи, бакалея, соусы.
- Обсудим отсрочку платежа.
Частые вопросы про списание продуктов
Что такое списание продуктов?
Списание продуктов это вывод из учёта сырья, полуфабрикатов или готовых блюд, которые нельзя продать или использовать: испорчены, просрочены, забракованы, ушли на переделку или проработку. Каждое списание оформляют актом с указанием продукта, количества, суммы и причины. Технологические отходы при чистке и потери при тепловой обработке к списанию не относятся, они уже заложены в технологическую карту.
Какая норма списания продуктов в ресторане?
Общей обязательной нормы нет, каждое заведение устанавливает её само. В финансовых моделях ресторанов прочие списания продуктов обычно закладывают на уровне 1,5-2,5% выручки. В барах встречается норматив 1% от себестоимости. Называя норму, всегда уточняйте базу: 2% от выручки при фудкосте 28% это около 7% от стоимости закупленных продуктов.
Чем списание отличается от технологических отходов?
Технологические отходы это плановые потери при обработке: кожа, кости, очистки, уварка и ужарка. Они учтены в технологической карте разницей между массой брутто и нетто, и отдельный акт на них не составляют. Списание это внеплановая потеря: продукт испортился, просрочен, уронили, гость вернул блюдо. Если списывать отходы актом, потери посчитаются дважды.
Чем списание отличается от естественной убыли?
Естественная убыль это уменьшение массы при хранении из-за усушки, утруски и испарения. Её пределы для торговли и общепита утверждает Минпромторг, много лет действовал приказ № 252 от 01.03.2013. Нормы убыли применяют только к фактической недостаче, выявленной инвентаризацией, заранее их не списывают. Списание же оформляют по конкретному случаю порчи или брака.
Чем списание отличается от недостачи?
Списание фиксируют в момент, когда продукт испортился или забракован, с указанием причины. Недостачу выявляют только на инвентаризации, когда фактический остаток меньше учётного, а причина неизвестна. Результат показывает сличительная ведомость. Растущая недостача при низких списаниях обычно значит, что порчу не оформляют актами или продукты уходят мимо учёта.
Как оформить акт списания продуктов?
В акте указывают дату, наименование продукта или полуфабриката, единицу измерения, количество, цену, сумму и причину списания. Акт подписывают тот, кто обнаружил проблему, и тот, кто подтверждает решение, обычно шеф-повар или управляющий. Составлять его лучше каждую смену по факту, а не одним документом в конце месяца, иначе причины теряются.
Обязательна ли унифицированная форма акта списания ТОРГ-16?
Нет. С 2013 года, после вступления в силу закона о бухгалтерском учёте 402-ФЗ, унифицированные формы первичных документов не обязательны. Организация может утвердить собственную форму акта в учётной политике, если в ней есть обязательные реквизиты. Форму ТОРГ-16 из постановления Госкомстата № 132 часто берут за основу, потому что она привычна бухгалтерам.
Что делать с продуктами с истекшим сроком годности?
Их нельзя использовать в приготовлении и нельзя оставлять вместе с годными продуктами. Просрочку убирают в отдельное промаркированное место, оформляют актом списания и утилизируют. В системе ХАССП это часть процедуры обращения с несоответствующей продукцией, со своим журналом и актами.
Как часто нужно делать списание продуктов?
Фиксировать списания стоит каждую смену: на открытии повар откладывает просроченные и подозрительные полуфабрикаты, шеф или су-шеф подтверждает, и сразу составляется акт. Раз в неделю акты разбирают по причинам и по сумме. Раз в месяц сверяют общий итог с выручкой и с результатом инвентаризации.
Как сократить списания на кухне?
Сокращают не акты, а причины. Заготавливать по листу заготовок на основе продаж, а не на глаз. Заказывать по бланку минимальных и максимальных остатков. Маркировать каждый контейнер датой изготовления. Размораживать по плану, а не всю партию. Брать порционное сырьё там, где спрос неровный. Убирать из меню блюда с редкими ингредиентами, которые плохо продаются.
Как списывать продукты на проработку и дегустацию?
Проработку новых блюд и дегустации списывают отдельным актом с отдельной причиной, например «проработка» или «дегустация для персонала». Смешивать их с порчей нельзя: тогда в отчёте за месяц невозможно отличить вложение в новое меню от потерь из-за плохого хранения.
Кто подписывает акт списания продуктов в ресторане?
Порядок утверждает руководитель заведения. Обычно акт подписывают материально ответственное лицо, например шеф-повар или заведующий производством, и представитель администрации: управляющий или директор. Для дорогих позиций полезно прикладывать фото, тогда у владельца не возникает вопросов к сумме.
Что такое журнал списания продуктов в общепите?
Это сводный реестр всех актов списания за период: дата, продукт, количество, сумма, причина, кто подписал. Его ведут на бумаге или в учётной системе. Польза журнала в сортировке: по нему видно, какие позиции и какие причины дают больше всего потерь, и с чего начинать наводить порядок.
