iiko, r_keeper или мобильная касса: как выбрать автоматизацию ресторана

Автоматизацию ресторана выбирают по потоку чеков: до 200-300 чеков в день хватает мобильной кассы, например Эвотор, а при большем потоке, складе и технологических картах нужна большая система, iiko или r_keeper. По набору модулей iiko и r_keeper близки, поэтому решает дилер, который внедряет и сопровождает систему. Лицензия большой системы по ориентирам 2025 года стоит от 7 тысяч рублей на точку.

Я Андрей Горников, бренд-шеф группы компаний Экор. На открытиях ресторанов, где я был шефом, кассовую систему обычно выбирал владелец, а забивать в неё технологические карты, склад и поставщиков приходилось кухне. И именно кухня потом жила с последствиями этого выбора каждый день.

Поэтому расскажу про автоматизацию не как продавец программ, а как человек, который в этих программах считал себестоимость и принимал товар. Цены ниже ориентировочные, по состоянию на 2025 год: у дилеров они меняются, перед покупкой их стоит уточнить.

Сначала поток чеков, потом названия программ

Выбор начинается с одного вопроса: сколько чеков в день вы будете пробивать. От ответа зависит весь класс решения:

• тетрадь, калькулятор, Excel. Для маленькой точки на рынке с коротким меню это честный вариант. Как только появляются склад и технологические карты, таблица перестаёт успевать;
• мобильные кассы на смарт-терминалах и планшетах: LiteBox, Эвотор, Сигма, Quick Resto, Кассби. Рассчитаны примерно до 200-300 чеков в день. Подходят фастфуду, микрокафе, точке на фуд-корте, где учёт сводится к суммам и наименованиям;
• большие кассовые системы: r_keeper, iiko, Tillypad, туда же подтягивается Quick Resto. Нужны, когда поток больше 300 гостей в день, меню широкое, есть склад, поставщики и планы на вторую точку.

Сравните два масштаба. Кофейня на сотню чеков в день живёт с кассой на планшете и не чувствует ограничений. Ресторан, где за смену уходит триста чеков, двести позиций в меню и пять поставщиков, на той же кассе через месяц перестанет понимать, куда девается сёмга.

Сколько это стоит: ориентиры 2025 года

К этому добавляется обвязка, о которой вспоминают в последний момент: банковские терминалы, денежные ящики, сканеры, сервис-принтеры для кухни и бара, терминалы официантов, планшет хостес, роутер, видеокамеры, колонки для фоновой музыки. Цены за два года ушли вверх, поэтому таблица годится для понимания порядка, а смету собирают по свежим предложениям.

Почему решает дилер, а не логотип

iiko и r_keeper главные игроки рынка, и по набору модулей они очень похожи. Отличаются в основном интерфейсом и логикой отдельных действий: кому-то удобнее, когда кнопки стоят так, кому-то иначе. Спорить, какая система лучше вообще, бессмысленно.

Решает другое. Большие системы продаются не напрямую, а через дилеров, они же интеграторы. Дилер ставит систему, настраивает её под вас, учит персонал и остаётся с вами на годы. Хороший дилер сам подсказывает, что ещё можно автоматизировать, а у некоторых есть свои доработки: дашборды, интеграции с другими программами. Плохой продаст лицензию и пропадёт.

Как выбирать дилера:

• собрать отзывы ресторанов, которые с ним работают, лучше вашего формата;
• сходить на встречу к нескольким и посмотреть, кто вникает в ваш бизнес, а кто читает прайс;
• сравнить условия сопровождения: что входит в поддержку, как быстро реагируют в пятницу вечером, когда встала касса;
• не стесняться торговаться: условия у разных дилеров на одну и ту же систему отличаются.

Что нужно от системы кухне и закупке

Дилер покажет красивый экран официанта и отчёт по выручке. Шефу и закупщику важно другое, и это стоит проверить на демонстрации своими руками:

• технологические карты с массой брутто, нетто и выходом. Если в карте можно указать только «150 г филе», себестоимость будет считаться от накладной, а не от того, что попало в тарелку. Почему это критично, я показывал в статье про фудкост и себестоимость блюда, а форму калькуляции разбираем в статье о калькуляционной карте ОП-1;
• пересчёт себестоимости при смене закупочной цены. Цена на рыбу и мясо меняется, карта должна это видеть сама;
• склад и инвентаризация с понятным сличением теории и факта. Именно здесь видны списания, о нормах которых мы пишем в статье про списания на кухне;
• печать заказов по станциям: горячий цех, холодный, бар, чтобы каждый повар видел своё;
• приёмка по электронным документам. Поставщик присылает УПД по ЭДО, документ подгружается в склад, и никто не набирает приход руками;
• работа с государственными системами: ЕГАИС для алкоголя, «Меркурий» для ветеринарных документов на рыбу, мясо и молочную продукцию, «Честный знак» для маркированных товаров.

Отдельно про сопоставление номенклатуры, на нём спотыкаются почти все. У поставщика позиция называется полным наименованием: вид, разделка, калибр, глазурь, фасовка. У вас в складе она записана как «треска филе». Первый раз каждую позицию поставщика привязывают к своей карточке, потом приход по ЭДО раскладывается сам. До сих пор встречаю кухни, которые этот шаг пропустили и годами вбивают накладные вручную.

Поэтому, выбирая поставщиков, полезно сразу спросить, работают ли они по ЭДО и с «Меркурием». Мы, например, отгружаем с ветеринарными документами через «Меркурий» и с УПД по ЭДО: рыбное филе, мясо и птица и остальная продукция животного происхождения приходят с электронными документами. Какие бумаги в принципе требовать от поставщика на приёмке, разберём в статье о документах от поставщика.

Полные наименования позиций, по которым потом настраивается сопоставление, удобно заранее посмотреть в прайс-листе.

Лояльность и доставка: можно позже, но думать сразу

Программу лояльности на старте не обязательно запускать в первый день, но систему стоит выбирать с прицелом на неё. Для одной-двух точек обычно хватает встроенных модулей, например iikoCard у iiko или модулей лояльности r_keeper, для сети смотрят отдельные CRM с интеграцией в кассу. Как строить работу с постоянными гостями без скидок на всё, расскажем в статье про клуб постоянных гостей.

С доставкой наоборот: если она в планах, процесс надо расписать до выбора программы. Где гость оформляет заказ, кто его подтверждает, как он попадает на кухню, кто собирает и упаковывает, как передаётся курьеру. Своя доставка или агрегатор, мы разбирали в статье о собственной доставке и агрегаторах.

И главное правило, которое на курсе проговаривают прямо: с системой работают не вы, а линейные сотрудники. Если где-то лишние шаги и неудобные экраны, персонал начнёт обходить систему, и вы получите красивую программу с неверными данными. Перед покупкой посадите за демо-экран повара и официанта, а не только управляющего.

План простой: сформулировать задачи, провести тендер среди кассовых решений, поговорить с несколькими дилерами, выбрать того, кто горит вашим проектом, и подключать модули постепенно. Программа для ресторана хороша ровно настолько, насколько честно в неё внесены технологические карты и приход товара.

Частые вопросы об автоматизации ресторана