Ресторан теряет деньги на закупках в пяти местах между заявкой и складом: завышенная цена или сговор, подмена товара, лишняя глазурь и недовес, приёмка без весов, пересортица. Владелец проверяет это сам: заказ и приёмку ведут разные люди, маркировку короба сверяют с накладной, а цены на десять самых дорогих позиций сравнивают у двух-трёх других поставщиков.

Я Андрей Горников, работаю бренд-шефом в группе компаний Экор. Закупку я знаю с двух сторон: много лет заказывал продукты как шеф ресторанов и столовых, а сейчас работаю у поставщика и вижу, как те же накладные выглядят с другого конца. Поэтому про потери в закупке могу говорить без иллюзий.

Когда фактический фудкост растёт, первым делом смотрят на кухню: перевес, списания, повара. Иногда правильно. Но часть денег уходит раньше, между заявкой и полкой склада, и на кухне её не найти, сколько ни взвешивай порции.

Пять мест, где утекает закупка

Потери в закупке почти всегда проходят через одно из пяти мест:

  • цена. Ресторан платит больше рынка за ту же позицию. Причина бывает невинной, лень искать, и бывает нет, закупочный сговор;
  • подмена. В накладной дорогой товар, приехал похожий дешёвый, оплачен как дорогой;
  • вода. Глазури на мороженой рыбе и морепродуктах больше, чем заявлено, или короб не довешен;
  • приёмка. Товар принимают по накладной, не взвешивая и не сверяя маркировку, а иногда принимают то, чего не привезли;
  • пересортица. На складе одной позиции больше, чем по учёту, похожей меньше. Обычно это след подмены или небрежного оприходования.

Глоссарии ресторанного учёта определяют закупочный сговор двумя способами: откат поставщика закупщику за контракт или сознательная замена дорогого продукта более дешёвым. Второе это то же самое, только без конверта: разница в цене остаётся у кого-то по дороге.

Цена и сговор: как это выглядит снаружи

Откат сам по себе не виден. Видны его следы:

  • цены по ключевым позициям стабильно выше рынка, а объяснения всегда звучат одинаково: «зато надёжные»;
  • один поставщик неприкосновенен, образцы от других «не подошли», причём ни разу не было акта проработки, где это записано;
  • скидки и бонусы поставщика не доходят до ресторана;
  • закупщик болезненно реагирует на любой запрос сравнить цены.

Лечится это не подозрениями, а процедурой. Под каждую ключевую позицию держат минимум трёх кандидатов, сравнивают закупочные цены, проводят проработку образцов, составляют акт проработки и сравнивают себестоимость готового блюда, а не строку прайса. Как выстроить такой выбор, разбираю отдельно в статье про то, как выбрать поставщика для ресторана.

Важная оговорка. Бонусы поставщиков законны и нормальны: скидка в накладной, ретро-бонус за объём, маркетинговые соглашения у поставщиков напитков. Вопрос только в том, кому они достаются. Условия прописаны в договоре и приходят компании? Это коммерция. Доходят до сотрудника лично? Это откат.

Подмена и глазурь: что сверять на приёмке

Подмена почти всегда возможна только потому, что на приёмке считают места, а не читают коробку. Типичные пары, которые легко перепутать случайно или нарочно:

  • филе трески и филе тресковых пород. Второе законный и более дешёвый товар, но это другой товар;
  • креветка разных калибров: 16/20 и 21/25 в одинаковой коробке выглядят похоже, а стоят по-разному. Что значат эти цифры, я расписывал в статье про размеры креветок;
  • сёмга и форель, говяжья вырезка и более дешёвые отрубы, сыр и сырный продукт.

Правило одно: маркировка на коробе сверяется с позицией в накладной. Наименование, производитель, калибр, доля глазури. Пять минут на поставку.

С глазурью отдельная история. Она нужна, без неё рыба сохнет и окисляется. Проблема начинается, когда её больше, чем написано, и вы платите за лёд по цене рыбы. Посчитаем на условных цифрах. Короб 10 кг по 500 рублей за килограмм, заявлена глазурь 5%. Ожидаете 9,5 кг рыбы, то есть 526 рублей за килограмм нетто. Если глазури на деле 20%, рыбы 8 кг, и килограмм обходится уже в 625 рублей. Это почти на 19% дороже, хотя накладная та же.

Проверка занимает десять минут. Несколько кусков из короба взвешивают замороженными, обмывают холодной водой, пока не сойдёт ледяная корка, обсушивают и взвешивают снова. Разница и есть глазурь. Подробнее о том, почему за воду не надо платить как за рыбу, в заметке «Вы платите за рыбу, а забираете воду».

Дома лишняя глазурь на пачке креветок это мелкая обида. Ресторан, который берёт 300 кг мороженой рыбы в месяц и получает 20% глазури вместо заявленных 5%, ежемесячно оплачивает 45 кг воды по цене рыбы. Поэтому при выборе рыбного филе и креветок и морепродуктов сравнивают цену килограмма без глазури, а поставщика просят ставить долю глазури в наименование. В нашем прайс-листе у филе собственного производства она стоит прямо в строке позиции.

Приёмка: кто заказывает, тот не принимает

Самая дорогая ошибка в организации закупки, когда один человек и заказывает, и принимает, и подписывает накладные к оплате. Тогда любой сговор невидим: никто не взвесит, не сверит и не спросит.

Разделение ролей стоит дёшево:

  • заказывает закупщик или шеф по бланку минимальных и максимальных остатков;
  • принимает другой человек: весы, термометр, сверка маркировки с накладной;
  • к оплате накладные согласует владелец или управляющий, видя акт приёмки;
  • расхождения оформляются актом при водителе, а не устной жалобой на следующий день.

Порядок входного контроля со стороны безопасности описан в уроке ХАССП про журнал входного контроля. Здесь он работает и на деньги: товар, который не взвесили, считается принятым по весу накладной.

На одной кухне, куда меня позвали разобраться с себестоимостью, поставки приезжали рано утром, и принимал их тот же сотрудник, который делал заказ. Проблем «не было», накладные всегда сходились. Сходиться они перестали ровно в тот день, когда на приёмку поставили другого человека с весами. Никого ни в чём не обвиняли, просто поменяли порядок.

Инвентаризация и сличительная ведомость

Инвентаризация замыкает цикл. Фактические остатки записывают в инвентаризационную ведомость, потом сравнивают с учётом в сличительной ведомости, и по каждой позиции видно излишек или недостачу.

Владелец, не смотрите только на итоговую сумму расхождения. Читайте строки:

  • недостача повторяется по одной группе месяц за месяцем. Ищите там: на приёмке, в списаниях, на выходе со склада;
  • излишек по одной позиции и недостача по похожей. Это пересортица, почти всегда след подмены или ошибки оприходования;
  • недостача по дорогим позициям при низких списаниях. Порчу не оформляют, о порядке актов подробно в статье про списания на кухне.

Полную инвентаризацию делают раз в месяц, по ней считают фактический фудкост, как я показывал в статье про фудкост и себестоимость блюда. Рыбу, мясо, морепродукты и алкоголь полезно пересчитывать раз в неделю: деньги в них самые большие.

И простая проверка, которую владелец делает сам за час в месяц: выбрать десять самых дорогих позиций по сумме закупки и запросить на них цены у двух-трёх других поставщиков с той же спецификацией. Если разница систематическая, повод поговорить есть. Как отличить настоящего оптового продавца от вывески, я разбирал в статье про проверку продавца за пять минут.

Закупку не нужно подозревать. Её нужно устроить так, чтобы каждая цифра проходила через вторые руки.

Открываете ресторан или кафе? Поможем от первого вопроса до первой поставки
  • На вопросы по меню, технологическим картам и запуску кухни отвечаю я, бренд-шеф Экор.
  • Дадим образцы продуктов для проработки, пока меню ещё не утверждено.
  • Менеджер соберёт стартовый заказ под ваше меню: рыба, мясо, птица, овощи, бакалея, соусы.
  • Обсудим отсрочку платежа.

Частые вопросы про потери в закупке

Что такое закупочный сговор?

Закупочный сговор это договорённость закупщика с поставщиком за спиной владельца: закупщик получает личное вознаграждение, откат, а поставщик получает заказы по завышенной цене или поставляет более дешёвый товар под видом дорогого. Ресторан при этом переплачивает в каждой накладной, и потери прячутся в себестоимости, а не в недостаче.

Как понять, что закупщик берёт откаты?

Прямых доказательств обычно нет, но есть признаки. Цены по ключевым позициям стабильно выше рынка. Один поставщик неприкосновенен, а альтернативы всякий раз «не подходят». Скидки и бонусы поставщика не доходят до ресторана. Закупщик сопротивляется сравнению цен и проработке образцов от других поставщиков. Проверяют это регулярным запросом цен у двух-трёх других поставщиков.

Что такое пересортица на складе ресторана?

Пересортица это ситуация, когда по итогам инвентаризации по одному товару излишек, а по похожему недостача. Чаще всего так выглядит подмена при приёмке: в накладной дорогая позиция, приехала дешёвая, а оприходовали как дорогую. Или товар поставили на приход не той карточкой. Пересортицу видно в сличительной ведомости.

Что такое сличительная ведомость?

Сличительная ведомость это документ, в котором фактические остатки из инвентаризационной ведомости сравнивают с данными учёта. По каждой позиции в ней видно излишек или недостачу в количестве и деньгах. Это главный документ для поиска потерь: по нему видно, в какой группе товаров и на каком продукте теряются деньги.

Как часто проводить инвентаризацию в ресторане?

Полную инвентаризацию склада и кухни обычно делают раз в месяц, по ней считают фактический фудкост. Дорогие позиции, рыбу, мясо, морепродукты и алкоголь, полезно пересчитывать чаще, например раз в неделю. Внеплановую инвентаризацию проводят при смене материально ответственного лица и при подозрении на потери.

Как проверить глазурь на приёмке рыбы?

Взять несколько кусков или тушек из короба, взвесить в замороженном виде, обмыть холодной водой до исчезновения ледяной корки, обсушить бумажным полотенцем и взвесить снова. Разница к первому весу и есть доля глазури. Её сравнивают с той, что указана в наименовании и на коробе. Если расхождение большое, это повод для претензии поставщику.

Сколько глазури допустимо на мороженой рыбе?

Глазурь нужна, она защищает продукт от высыхания и окисления. Сколько её допустимо, зависит от продукта и стандарта, по которому он выпущен, поэтому ориентир это цифра, заявленная производителем в наименовании и маркировке. Главное правило покупателя: сравнивать цены за килограмм продукта без глазури, а не за килограмм короба.

Что такое подмена товара при поставке?

Подмена это поставка более дешёвого товара вместо заказанного дорогого по цене дорогого. Например, вместо филе трески приходит филе тресковых пород, вместо креветки 16/20 калибр 21/25, вместо сёмги форель. Защита простая: на приёмке сверять маркировку на коробе с позицией в накладной, а не одно количество мест.

Почему закупщик не должен принимать товар сам?

Потому что тогда один человек контролирует и заказ, и проверку заказа. Если закупщик договорился с поставщиком, на приёмке никто не заметит ни завышенной цены, ни подмены, ни недовеса. Разделение ролей простое: заказывает закупщик или шеф, принимает и взвешивает другой сотрудник, оплату согласует владелец или управляющий.

Законны ли бонусы поставщика ресторану?

Да, если они оформлены на ресторан. Скидка в накладной, ретро-бонус за объём, маркетинговые соглашения с поставщиками напитков это обычная практика, но условия должны быть прописаны в договоре, а деньги или скидка поступать компании. Бонус, который доходит до сотрудника лично, это уже откат.

Как владельцу проверить закупки ресторана самому?

Раз в месяц выбрать пять-десять самых дорогих позиций по сумме закупки и запросить на них цены у двух-трёх других поставщиков с одинаковой спецификацией. Выборочно присутствовать на приёмке и взвешивать короба. Сверить несколько накладных с маркировкой товара на складе. Смотреть сличительную ведомость после инвентаризации, а не одну итоговую сумму.

Что такое недовес при поставке и как его заметить?

Недовес это расхождение между весом в накладной и фактическим весом товара. Для весового товара его видно только при взвешивании на приёмке, поэтому весы на приёмке обязательны. У мороженой рыбы недовес часто прячется в глазури: вес короба совпадает, а рыбы в нём меньше. Поэтому проверяют и вес места, и долю глазури.