Прайс показывает цену коробки, а кухне важна цена килограмма на тарелке. Рассказываю, как сравнить образцы трёх компаний на одной доске и что записать в акт, прежде чем подписывать договор.
Поставщика для ресторана выбирают по продукту, а не по прайсу: кухня пишет спецификацию, берёт трёх кандидатов и прорабатывает образцы в один день, по одной технологической карте, на одних весах. В акте проработки сравнивают цену готового килограмма: филе по 480 рублей с выходом 62% обходится в 774 рубля, а по 560 рублей с выходом 76% в 737 рублей.
Я Андрей Горников, бренд-шеф группы компаний Экор. Поставщиков я выбирал много раз: шефом в ресторанах, на больших производствах питания и на открытиях новых кухонь, где список закупки начинаешь с чистого листа. Теперь сижу по другую сторону и вижу, как выбирают нас.
Обычно выбор выглядит так: три прайса на столе, самая низкая цифра в строке, договор. Через месяц себестоимость плывёт, повар ругается на калибр, а менеджер поставщика искренне не понимает претензий: в накладной ровно то, что было в прайсе.
Ошибка здесь одна. Выбирали поставщика, а надо было выбирать продукт у поставщика. Ниже порядок, по которому я это делаю.
Сначала продукт, потом поставщик
Звонить поставщикам рано, пока кухня не может сказать одной строкой, что именно ей нужно. «Филе трески» это не заказ. Это десяток разных продуктов с разной ценой килограмма на тарелке.
Перед первым звонком я пишу спецификацию на каждую ключевую позицию меню:
- вид и разделка: филе на коже или без, с костью или без, тушка, стейк;
- калибр или вес куска. Под порцию 150 граммов нужен один калибр, под котлетную массу другой, и платить за крупный кусок, который всё равно режут, смысла нет;
- способ заморозки: поштучная (IQF) или блок. От этого зависит, как кухня будет брать продукт в работу;
- доля глазури. Если она не объявлена, ваша цена килограмма неизвестна;
- фасовка и вес короба: влезет ли он в вашу камеру и успеете ли вы его выработать;
- срок годности и стандарт, по которому выпущен продукт.
Эта бумага экономит неделю переговоров. Поставщик сразу видит, что вам предлагать, а вы потом сравниваете одинаковое с одинаковым.
Почему кандидатов три, а не один
Искать есть где: производители и переработчики, оптовые компании, рынок, сетевой опт для срочных докупок, фермеры, онлайн-площадки. Для титульного продукта, на котором держится меню, я иду к тем, у кого своя переработка. У них стабильнее калибр и разделка, а это и есть стабильная себестоимость.
Кандидатов беру трёх. Один станет основным, второй запасным, третий останется ориентиром по цене. С одним кандидатом не с чем сравнить, а запасного у вас нет ровно в тот день, когда основной не привёз.
До образцов отсеиваю по условиям работы:
- минимальный заказ и упаковка. Короб на 20 килограммов при расходе 3 килограмма в день это неделя в камере, и не каждая камера её выдержит;
- график и порог доставки: возят ли в ваш район и в ваши часы приёмки;
- документы. На рыбу, мясо и птицу ветеринарные документы через «Меркурий», электронные УПД через ЭДО, работа с НДС, если она вам нужна. Подробно, что требовать на приёмке, я разобрал в статье о документах от поставщика;
- возвраты: как поставщик забирает партию, которая не прошла приёмку;
- оплата и отсрочка.
Если сомневаетесь, оптовик перед вами или магазин с оптовой вывеской, это проверяется за пять минут, порядок я описывал в статье как проверить продавца.
Проработка образцов: один день, один повар, одна карта
Дальше самое важное. Образцы всех трёх кандидатов я прорабатываю в один день, по одной технологической карте, руками одного повара и на одних весах. Иначе сравнивать нечего: у разных поваров разный отвес и разная жарка.
Порядок такой:
- каждый образец получает номер, название поставщика знает только тот, кто ведёт акт;
- мороженый продукт взвешивают как есть, в глазури;
- размораживают одинаково, в холодильной камере, и взвешивают снова;
- зачищают и порционируют по карте, взвешивают обрезь и чистый продукт;
- готовят по карте и взвешивают готовое;
- дегустируют вслепую, по номерам, и записывают замечания.
Вот как выглядит такой акт на филе под жарку. Цифры условные, для примера расчёта, но порядок цифр на мороженом филе реальный.
| Образец | Цена, ₽/кг | После разморозки из 1 кг | Готовое из 1 кг | Цена готового, ₽/кг | Порция 150 г, ₽ |
|---|---|---|---|---|---|
| №1 | 520 | 860 г | 700 г | 743 | 111,4 |
| №2 | 480 | 800 г | 620 г | 774 | 116,1 |
| №3 | 560 | 920 г | 760 г | 737 | 110,5 |
Самый дешёвый по прайсу образец №2 оказался самым дорогим на тарелке. Самый дорогой по прайсу №3 вышел самым дешёвым. Цена готового считается просто: цена закупки делится на выход, 560 / 0,76 = 737 рублей. Как эта цифра уходит в себестоимость блюда, я подробно разбирал в статье про фудкост и себестоимость.
Посчитайте сами, что даёт такая разница на потоке. Для семейного ужина 30 рублей на килограмме не решают ничего. Кухня, которая берёт в работу 15 килограммов филе в день, переплачивает на этих 30 рублях 450 рублей в день и около 13 500 рублей в месяц, причём только по одной позиции меню.
Что записать в акт проработки
Акт проработки это не формальность для бухгалтерии. По нему потом считается калькуляционная карта, и если акт кривой, кривой будет вся себестоимость. В моём акте всегда есть:
- дата, продукт, поставщик и полное наименование с упаковки, вместе с калибром и долей глазури;
- масса брутто, масса после разморозки, после зачистки, после тепловой обработки;
- потери на каждом этапе в процентах и итоговый выход;
- органолептика: вид, запах, текстура после приготовления;
- замечания с дегустации и решение;
- подписи шефа и тех, кто присутствовал.
Полное наименование с упаковки я переписываю целиком не из вредности. Через два месяца по этой строке вы будете сверять партию, и спорить с поставщиком придётся по ней. Как акт превращается в калькуляционную карту, разберу отдельно в статье про калькуляционную карту ОП-1.
Отдельная история с глазурью. Если доля глазури объявлена в наименовании, её видно до покупки. Если нет, проработка покажет её сама, по разнице веса до и после разморозки. Почему за глазурь нельзя платить как за рыбу, есть в статье вы платите за рыбу, а забираете воду.
Решение и первая поставка
Решение я принимаю по двум цифрам из акта: цене готового килограмма и оценке на слепой дегустации. Если победитель по цене проиграл по вкусу, считаю, сколько стоит разница в порции, и решаю вместе с владельцем. Тут нет правильного ответа на все случаи, но решение хотя бы принимается по цифрам, а не по обаянию менеджера.
Потом наступает момент, на котором ломается половина хороших выборов: первая поставка. Образец могли собрать вручную, а партию отгружают со склада как есть. Поэтому первую партию я проверяю так же, как образец:
- сверяю наименование, калибр и маркировку с актом;
- размораживаю один короб или его часть и взвешиваю до и после;
- готовлю пару порций по той же карте.
На одном из открытий, где я был шефом, мы выбрали поставщика по отличному образцу, а первая партия пришла другим калибром под тем же названием. Формально претензии не было: в договоре стояло просто «филе». С тех пор калибр, разделка и глазурь у меня записаны в спецификации к договору, ровно как в акте. Как вести саму приёмку и что фиксировать в журнале, есть в уроке ХАССП про журнал входного контроля.
И последнее. Запасной поставщик нужен не на бумаге, а с пройденной проработкой. В день, когда основной не привёз, вы не успеете ничего прорабатывать, а гостю всё равно, кто виноват.
Где здесь мы
Мы тоже один из кандидатов в чьём-то акте проработки, и мне это нравится: проработка честно показывает разницу. На нашем собственном производстве филе доля глазури и калибр стоят прямо в наименовании, поэтому цену килограмма нетто видно ещё в прайс-листе. Минимальный заказ у нас одна упаковка, так что образец для проработки не требует закупки на месяц вперёд.
Ассортимент удобно смотреть по разделам: рыбное филе, стейки и фарш, свежемороженая рыба, креветки и морепродукты. А если вы только открываетесь и собираете список закупки целиком, посмотрите, как я считаю первую закупку нового ресторана.
Коллеги, прайс сравнивает коробки. Кухня продаёт тарелки, и считать надо их.
- На вопросы по меню, технологическим картам и запуску кухни отвечаю я, бренд-шеф Экор.
- Дадим образцы продуктов для проработки, пока меню ещё не утверждено.
- Менеджер соберёт стартовый заказ под ваше меню: рыба, мясо, птица, овощи, бакалея, соусы.
- Обсудим отсрочку платежа.
Частые вопросы о выборе поставщика
Что такое акт проработки?
Акт проработки это документ, в котором записывают результат пробного приготовления продукта: масса сырья до обработки, масса после разморозки, после зачистки и после тепловой обработки, потери на каждом этапе в процентах и итоговый выход. Его подписывают шеф и те, кто присутствовал при проработке. На основе акта считают калькуляционную карту и себестоимость блюда, а при выборе поставщика по акту сравнивают образцы разных компаний.
Как выбрать поставщика продуктов для ресторана?
Сначала описать продукт, который нужен кухне: вид, разделку, калибр, способ заморозки, долю глазури, фасовку. Потом найти трёх кандидатов, отсеять их по условиям работы и документам, взять образцы и проработать их в один день по одной технологии. Решение принимают по цене килограмма готового продукта и по вкусу на слепой дегустации, а не по строке прайса.
Сколько поставщиков нужно ресторану?
На каждую ключевую группу продуктов нужен основной поставщик и запасной, с которым уже пройдена проработка. Один поставщик на всё удобен, но при сбое поставки кухня встаёт в стоп-лист. Выбирать удобно из трёх кандидатов: один становится основным, второй запасным, третий служит ориентиром по цене.
Где найти поставщиков для ресторана?
Основные источники такие: производители и переработчики, оптовые компании и дистрибьюторы, рынки, сетевой опт и ритейл для срочных закупок, фермеры, онлайн-площадки для бизнеса. Для титульного продукта лучше искать производителя или компанию с собственной переработкой: у них стабильнее калибр и разделка от партии к партии.
Как проверить поставщика продуктов перед договором?
Проверку делают в два слоя. Документальный: выписка из ЕГРЮЛ, ветеринарные документы через «Меркурий» на рыбу, мясо и птицу, работа через ЭДО, декларации о соответствии на продукцию. Кухонный: образцы, проработка, акт и сравнение с другими кандидатами. Второй слой важнее: бумаги показывают, что продукт законный, а проработка показывает, сколько он стоит кухне.
Как правильно сравнивать цены поставщиков?
Сравнивать нужно цену килограмма готового продукта, а не цену из прайса. Для этого цену закупки делят на выход по акту проработки. Филе по 480 рублей с выходом 62% обходится кухне в 774 рубля за килограмм на тарелке, а филе по 560 рублей с выходом 76% только в 737 рублей. Отдельно добавляют доставку, если её стоимость зависит от поставщика.
Что такое слепая проработка образцов?
Это сравнение продуктов разных поставщиков, при котором дегустаторы не знают, чей образец перед ними. Образцы нумеруют, готовит их один повар в один день по одной технологической карте, взвешивают на одних весах. Так на результат не влияют ни привычка к старому поставщику, ни симпатия к менеджеру.
Сколько образцов брать на проработку?
Достаточно столько, чтобы приготовить несколько порций по технологической карте и взвесить продукт на каждом этапе. Для порционного филе это обычно один короб или его часть, для штучных позиций одна-две упаковки. Брать образец из одного куска нельзя: по одному куску не видно ни разброса калибра, ни реальной доли глазури.
Почему партия хуже образца и что с этим делать?
Чаще всего потому, что образец собирали вручную, а партию отгружают со склада как есть. Защита одна: первую поставку проверяют так же, как образец. Взвешивают короб до и после разморозки, сверяют калибр и маркировку с актом проработки. Расхождение фиксируют и предъявляют поставщику сразу, пока партия не ушла в работу.
Что прописать в договоре поставки ресторану?
В договоре или спецификации к нему стоит закрепить наименование продукта так, как оно прошло проработку, с калибром, разделкой и долей глазури, условия приёмки и возврата, температуру при доставке, порядок оформления документов и сроки оплаты. Если спецификация расплывчатая, поставщик законно привезёт другой калибр под тем же названием.
Какие документы запросить у поставщика продуктов?
До первой поставки запрашивают реквизиты и договор, сведения о подтверждении соответствия на продукцию и проверяют, что поставщик оформляет ветеринарные документы в «Меркурии» и работает через ЭДО. С каждой партией приходит товаросопроводительный документ, обычно УПД, ветеринарный сопроводительный документ на продукцию животного происхождения и маркировка на упаковке.
Как часто пересматривать поставщиков ресторана?
Сравнивать основного поставщика с запасным полезно при каждом заметном изменении цены и не реже раза в квартал, а проработку повторять, когда меняется производитель, калибр или способ заморозки. Пересмотр не означает смену: часто достаточно показать основному поставщику цифры по акту, и условия выравниваются.
