Половина бумаг, которые кухни просят у поставщиков, давно не обязательна, а пара действительно нужных теряется. Разбираю по правилам, действующим с сентября 2026 года, и отдельно про гашение ВСД в «Меркурии».
Поставщик продуктов один раз, до первой поставки, даёт ресторану договор со спецификацией и номера деклараций о соответствии, а с каждой партией привозит УПД или товарную накладную и маркировку на упаковке. На рыбу, мясо, птицу и молочную продукцию он оформляет ВСД в «Меркурии». По СанПиН 2.3/2.4.4282-26, действующему с 1 сентября 2026 года, без документов продукцию не принимают.
Я Андрей Горников, бренд-шеф группы компаний Экор. Партий я принял за свою жизнь столько, что давно перестал считать: на ресторанных кухнях, на больших производствах питания, на открытиях, где первая машина с продуктами приходит в ещё пахнущий краской цех. Теперь я по другую сторону и вижу, что просят у нас.
Просят порой удивительное. Сертификат ХАССП. Бумажное ветеринарное свидетельство «как раньше». Сертификат соответствия на филе. А в это же время ветеринарный документ в «Меркурии» неделю висит непогашенным, потому что никто на кухне не знает, кто его гасит.
Разложу по полкам, что действительно нужно, а что осталось в прошлом.
Что говорят правила с сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года для общепита действует новый СанПиН 2.3/2.4.4282-26, он заменил прежний 3590-20, на который до сих пор ссылается половина статей в интернете. Про приёмку в нём сказано коротко и жёстко: продукцию принимают при наличии маркировки, товаросопроводительной документации и сведений о подтверждении соответствия. Если нарушены условия перевозки или нет документов и маркировки, продукция на предприятие не принимается.
Всё остальное вытекает отсюда. Удобно делить документы на два списка: что запросить один раз до первой поставки и что сверять с каждой партией.
Один раз, до первой поставки
- Договор поставки со спецификацией. Наименования в спецификации пишите так, как продукт прошёл проработку: с калибром, разделкой и долей глазури. Зачем это нужно, я подробно объяснял в статье как выбрать поставщика.
- Реквизиты и проверка компании по выписке из ЕГРЮЛ.
- Сведения о подтверждении соответствия: номера деклараций о соответствии на продукцию, а на специализированную продукцию свидетельства о государственной регистрации. Декларацию проверяют по номеру в реестре на сайте Росаккредитации.
- Данные вашей площадки в «Меркурии». Ветеринарный документ оформляют на получателя, и поставщику нужно знать, на какое предприятие его выписывать.
- Подключение к ЭДО. Электронные УПД быстрее бумажных, а для маркированных товаров без ЭДО не обойтись.
- Если берёте алкоголь или пиво, подключение к ЕГАИС, если маркированные товары, регистрация в «Честном знаке».
Этот список закрывается один раз и потом только обновляется, когда меняется ассортимент. Если вы только открываетесь, полный перечень документов самого ресторана по ведомствам есть в статье о документах для открытия.
С каждой партией
| Документ | На что | Что сверить |
|---|---|---|
| УПД или товарная накладная | на всю поставку | наименования, количество и вес, цены, дату |
| Ветеринарный документ в «Меркурии» | рыба, морепродукты, мясо, птица, молочная продукция и другие подконтрольные товары | продукцию, объём, дату выработки, производителя, получателя |
| Маркировка на упаковке | каждое место | совпадение с накладной и ВСД, срок годности, знак ЕАС |
| Электронный УПД с кодами | маркированные товары | совпадение кодов с поставкой |
| Документы в ЕГАИС | алкоголь и пиво | наименования и количество |
Посмотрите на масштаб. Дома чек из магазина никто не сверяет с пакетом. На кухне три машины в день по десятку позиций это три десятка строк, по каждой из которых нужно сверить вес, срок и документ, и каждая непроверенная строка может оказаться чужой ошибкой, за которую платить вам.
Документы проверяют вместе с самой партией: температура продукта термометром, целостность упаковки, внешний вид и запах. Порядок приёмки и то, что записывать в журнал, разобраны в уроке ХАССП про журнал входного контроля, не буду повторяться.
Гашение ВСД в «Меркурии»: что делает ресторан
Ветеринарный сопроводительный документ на рыбу, мясо или птицу поставщик оформляет в «Меркурии» на вашу площадку. Ваша задача на приёмке простая, но её часто откладывают. Порядок задают ветеринарные правила, утверждённые приказом Минсельхоза № 862.
- Партия принята целиком: документ гасят полностью.
- Часть партии не прошла приёмку, например помят короб или не сошёлся вес: при гашении указывают фактически принятый объём, на остаток оформляется возвратный документ.
- Партию не принимают совсем: оформляют отказ, и продукция уезжает с возвратным документом.
Гасить я приучаю в день приёмки, а при отказе или частичной приёмке прямо у машины, пока водитель не уехал. Документ, погашенный через неделю «по памяти», уже не скажет, что на самом деле пришло.
Из прошлого опыта: на одной кухне ВСД несколько дней лежали непогашенными, потому что доступ к «Меркурию» был только у бухгалтера, а она работала через день. Когда разобрались, выяснилось, что по одной партии объём в документе не совпадал с фактом, и спорить с поставщиком было уже поздно. С тех пор у меня доступ есть у шефа и у старшего приёмщика, а не у одного человека в офисе.
Ещё немного про «Меркурий» со стороны закупщика есть в старой статье про маркировку рыбы и «Меркурий».
Чего требовать не нужно
Часть списков, которые ходят по кухням, переписана из документов десятилетней давности. Вот что можно спокойно вычеркнуть:
- сертификат ХАССП. Внедрить процедуры на принципах ХАССП обязаны производители и сам общепит, но сертификат добровольный. Подробно этот миф разобран в уроке кому обязателен ХАССП;
- сертификат соответствия на обычные продукты. Для большинства пищевой продукции обязательна декларация о соответствии, сертификат добровольный;
- бумажные ветеринарные свидетельства и справки о перевозке без них. Ветеринарная сертификация давно электронная, документ живёт в «Меркурии»;
- качественное удостоверение как обязательный документ. Законом оно не требуется, хотя многие производители его выпускают. Если оно вам важно, пропишите в договоре.
Я не призываю отказываться от лишней бумаги, если поставщик даёт её охотно. Я о том, чтобы не тратить на неё приёмку и не пропускать за ней то, что действительно обязательно.
Если документы не сходятся
Правило одно: сомнительная партия на кухню не заходит. Нет документа, вес в накладной не совпадает с весами, дата выработки на коробе другая, чем в ВСД, продукт пришёл тёплым. Принимаете фактическое и годное, остальное оформляете возвратом и записываете в журнал. Что делать с продукцией, которую уже приняли, а потом нашли проблему, есть в уроке про несоответствующую продукцию.
Накладные и УПД храните не меньше пяти лет: этого требует закон о бухгалтерском учёте, и спор с поставщиком или проверка всплывают именно тогда, когда бумаги уже хочется выбросить.
Как это устроено у нас
Мы оформляем ветеринарные документы через «Меркурий» и работаем через ЭДО: товарно-транспортные накладные и УПД приходят в электронном виде, с НДС. Для приёмщика это значит, что на рыбу, мясо и птицу партия приходит с документом, который остаётся проверить и погасить. Ассортимент удобно смотреть по разделам: свежемороженая рыба, мясо и птица, а полный список позиций есть в прайс-листе.
Приёмщик, документ проверяют вместе с коробом, а не после смены. Через неделю он уже ничего не докажет.
- На вопросы по меню, технологическим картам и запуску кухни отвечаю я, бренд-шеф Экор.
- Дадим образцы продуктов для проработки, пока меню ещё не утверждено.
- Менеджер соберёт стартовый заказ под ваше меню: рыба, мясо, птица, овощи, бакалея, соусы.
- Обсудим отсрочку платежа.
Частые вопросы о документах поставщика
Что такое товаросопроводительные документы на продукты?
Товаросопроводительные документы это бумаги или электронные документы, которые едут вместе с партией и подтверждают, что именно, сколько и от кого поставлено. Для ресторана это прежде всего УПД или товарная накладная, ветеринарный сопроводительный документ в «Меркурии» на продукцию животного происхождения, а для алкоголя и маркированных товаров ещё документы в ЕГАИС и «Честном знаке». По СанПиН 2.3/2.4.4282-26 продукцию без товаросопроводительной документации на предприятие общепита не принимают.
Какие документы должен предоставить поставщик продуктов ресторану?
Один раз, до первой поставки: договор со спецификацией, реквизиты и сведения о подтверждении соответствия продукции, то есть номера деклараций о соответствии или свидетельств о государственной регистрации. С каждой партией: УПД или товарную накладную, ветеринарный документ в «Меркурии» на рыбу, мясо, птицу и молочную продукцию, маркировку на упаковке, а на маркированные товары электронный УПД с кодами через ЭДО.
Какие документы нужны при приёмке рыбы и мяса?
Кроме УПД или товарной накладной на рыбу, морепродукты, мясо и птицу должен быть оформлен ветеринарный сопроводительный документ в системе «Меркурий» на вашу площадку. При приёмке сверяют наименование, объём, дату выработки и производителя в ВСД с упаковкой и накладной, а затем гасят документ. Бумажные ветеринарные свидетельства для такой продукции давно заменены электронными.
Как погасить ВСД в «Меркурии» при приёмке?
После проверки партии ответственный сотрудник открывает входящий ВСД в «Меркурии» и подтверждает приёмку. Если принята вся партия, документ гасят полностью. Если часть партии не принята, при гашении указывают фактически принятый объём, а на остаток оформляется возвратный документ. Если партию не принимают совсем, оформляют полный отказ. Порядок установлен ветеринарными правилами, утверждёнными приказом Минсельхоза № 862.
Что делать, если данные в ВСД не совпадают с поставкой?
Не гасить документ как есть. Если расходится объём, принимают фактическое количество и при гашении указывают его, остаток уходит обратно с возвратным документом. Если расходится продукция, производитель или дата выработки, партию не принимают, пока поставщик не исправит документ. Расхождение записывают в журнал входного контроля.
Нужен ли сертификат соответствия на продукты питания?
Для большинства пищевой продукции обязательной формой подтверждения соответствия является декларация о соответствии, а не сертификат. Для специализированной продукции, например детского и диетического питания, нужна государственная регистрация. Сертификат соответствия на обычные продукты чаще всего добровольный, требовать его как обязательный документ нет оснований.
Обязан ли поставщик давать сертификат ХАССП?
Нет. Закон требует от производителей и предприятий общепита внедрить процедуры на принципах ХАССП, но сертификат ХАССП добровольный, и его отсутствие у поставщика не нарушение. Вместо сертификата логичнее проверять документы на продукцию и качество самих партий.
Где проверить декларацию о соответствии на продукт?
Декларации о соответствии регистрируются в едином реестре, который ведёт Росаккредитация, и проверяются на её сайте по номеру. В реестре видно, на какую продукцию и какого изготовителя выдана декларация и действует ли она. Номер декларации поставщик указывает в документах или присылает списком по ассортименту.
Что такое УПД при поставке продуктов?
УПД это универсальный передаточный документ: он объединяет накладную и, если поставщик работает с НДС, счёт-фактуру. В нём перечислены позиции, количество, цены и суммы. Сейчас УПД чаще всего приходит в электронном виде через ЭДО, а для маркированных товаров электронный УПД с кодами маркировки обязателен.
Можно ли принять продукты без документов?
Нет. По СанПиН 2.3/2.4.4282-26 продукция без маркировки или без товаросопроводительной документации, а также привезённая с нарушением условий перевозки, на предприятие общественного питания не принимается. На рыбу, мясо и птицу без оформленного ветеринарного документа в «Меркурии» партию тоже не принимают.
Что должно быть на маркировке упаковки продуктов?
На упаковке должны быть наименование, состав, масса или объём, дата изготовления, срок годности и условия хранения, наименование и адрес изготовителя и знак обращения на рынке ЕАС. Требования установлены техническим регламентом о маркировке пищевой продукции ТР ТС 022/2011. При приёмке маркировку сверяют с накладной и ветеринарным документом.
Сколько хранить накладные и документы от поставщика?
Первичные учётные документы, в том числе УПД и накладные, по закону о бухгалтерском учёте хранят не меньше пяти лет. Ветеринарные документы хранятся в «Меркурии», журнал входного контроля ведут и хранят по правилам программы производственного контроля предприятия.
Что нужно для приёмки маркированных товаров «Честный знак»?
Нужны регистрация в системе маркировки и подключение к ЭДО. Маркированный товар, например молочная продукция, упакованная вода или пиво, приходит с электронным УПД, в котором перечислены коды маркировки. Приёмку подтверждают подписью этого УПД, после чего товар числится в системе за рестораном.
