Первую закупку для ресторана считают от технологических карт: масса брутто продукта на порцию умножается на прогноз продаж блюда в день и на число дней до следующей поставки. Например, при выходе 80% на 150 граммов готовой рыбы нужно 187,5 грамма сырья. По долгохранящимся продуктам добавляют запас ещё на один интервал поставки, скоропорт берут короткими поставками на один-два дня.

Я Андрей Горников, бренд-шеф группы компаний Экор. Я участвовал в открытии ресторанов и ни разу не видел, чтобы первую закупку посчитали правильно с первого раза. Зато видел обе крайности.

Первая: склад забивают «чтобы всё было». Камеры полные, деньги лежат в коробках, а через месяц половина этих коробок уходит в списание или в стафф-питание. Вторая: закупают по минимуму, потому что денег к открытию уже нет, и на второй день кухня работает со стоп-листом на треть меню.

Обе ошибки лечатся одним: стартовый склад надо считать, а не угадывать. Ниже покажу, как я это делаю.

Закупок на самом деле три

Когда говорят «первая закупка», обычно имеют в виду склад к открытию. Но деньги на продукты уходят раньше, и в бюджете открытия эту статью забывают чаще других. Я делю её на три части:

  • продукты на проработку и дегустации. Меню прорабатывают до открытия, каждое блюдо готовят по несколько раз, сравнивают образцы поставщиков. Как это делать, я писал в статье как выбрать поставщика;
  • продукты на обучение и прогон. Повара отрабатывают каждую позицию, кухню гоняют на скорость, потом идёт техническое открытие для своих. Всё это расход без выручки;
  • стартовый склад, с которым ресторан встречает первых гостей и живёт первые одну-две недели.

Если первые две закупки не заложить отдельно, они съедают третью. Повара на прогоне вырабатывают половину стартового склада, и к открытию его докупают в спешке и втридорога.

Считаем от технологической карты, а не от прайса

Расчёт идёт от меню. Порядок такой:

  • для каждого блюда берём технологическую карту и выписываем массу брутто каждого продукта на порцию;
  • оцениваем, сколько порций блюда будут продавать в день: ожидаемое число гостей умножаем на долю гостей, которые закажут это блюдо;
  • суммируем одинаковые продукты по всем блюдам и получаем суточную потребность;
  • умножаем на число дней до следующей поставки;
  • округляем до целой упаковки поставщика.

Покажу на одной позиции. Цифры условные, для примера. Кафе ждёт в первую неделю 120 гостей в день, филе трески с овощами по прогнозу закажет каждый десятый, это 12 порций. На тарелке 150 граммов готовой рыбы, выход мороженого филе после разморозки и тепловой обработки 80%, значит сырья на порцию 150 / 0,8 = 187,5 грамма.

Суточная потребность: 12 × 0,1875 = 2,25 килограмма. Поставка дважды в неделю, самый длинный интервал между привозами четыре дня: 2,25 × 4 = 9 килограммов. Это то, что уйдёт до следующей машины.

Дальше вопрос запаса. Прогноз на открытие почти всегда ошибается, вопрос только в какую сторону. По долгохранящимся продуктам я на открытие закладываю запас ещё на один интервал поставки, по этой позиции это ещё 9 килограммов, итого 18. При коробе 12 кг выходит два короба, 24 килограмма, и это нормально: заморозка спокойно доживёт до следующей недели.

Обратите внимание на выход. Если посчитать по массе на тарелке, получится 1,8 килограмма в день вместо 2,25, и рыба закончится на третий день вместо четвёртого. Почему брутто и нетто так расходятся, я подробно разбирал в статье про фудкост и себестоимость.

Делим склад по сроку хранения

Одна и та же логика запаса не работает для всех продуктов. Я делю стартовый склад на три группы.

  • Долгий срок: мороженая рыба, филе, мясо и птица в заморозке, замороженные овощи и ягоды, бакалея и специи, консервация, масло. Здесь запас на ошибку прогноза оправдан: продукт не пропадёт, а стоп-лист из-за него обиднее всего.
  • Средний срок: молочная продукция, охлаждённое мясо в вакууме, соусы после вскрытия. Берём на интервал поставки, без запаса сверху.
  • Короткий срок: зелень, охлаждённая рыба, выпечка, салатные смеси. Только короткими поставками, на один-два дня. Запас здесь превращается в списание быстрее, чем в выручку.

Отсюда простое следствие для меню на открытие. Чем больше блюд держится на продуктах из первой группы, тем спокойнее первые недели. Я не говорю «уберите охлаждёнку», но пусть её будет столько, сколько вы реально продадите.

Минимум и максимум с первого дня

На каждую позицию склада ещё до открытия я завожу две цифры:

  • минимальный остаток: ниже него продукт не опускается, его хватает до следующей поставки с небольшим запасом;
  • максимальный остаток: выше него не закупаем, потому что не влезет в камеру или не успеет выработаться до конца срока.

Заявку поставщику повар или су-шеф составляет при закрытии смены, глядя на остаток и эти две цифры. Без них заявка пишется по ощущению, а ощущение у уставшего человека в конце смены одно: «возьмём побольше». Как связать эти остатки с ежедневной заготовкой, расскажу в статье про лист заготовок.

И проверьте место. Посчитанный стартовый склад надо физически разложить по камерам и стеллажам до приезда машины. Я видел, как короба с открытия неделю стояли в коридоре, потому что про объём камер никто не подумал.

Где замерзают деньги

Деньги на стартовом складе замерзают не в ключевых позициях, а по краям. Чаще всего вот где:

  • широкое меню. Восемьдесят блюд на открытии это двести с лишним позиций на складе, и треть из них будет продаваться по порции в день. Про ширину меню я пишу отдельно в статье меню на открытие;
  • продукты «на всякий случай» под блюда, которых нет в меню;
  • большая упаковка редкой позиции: коробка специи, которой уходит ложка в неделю;
  • один продукт в трёх форматах, потому что у разных поваров разные привычки;
  • закупка под акцию поставщика без расчёта, когда вы это выработаете.

Посмотрите на масштаб. Дома лишняя пачка специй стоит копейки и спокойно живёт год. На кухне двадцать таких «лишних» позиций по коробке это заметная сумма, которая лежит на полке в те месяцы, когда ресторан ещё работает в минус и каждый рубль оборотки на счету.

Когда я открывал кухню в первый раз, я сам набрал склад под «расширенное меню», которое мы так и не запустили в первый месяц. Часть продуктов выработали в бизнес-ланчах, часть ушла в списание. Больше я так не делаю: на открытие закупаю под утверждённое меню и ни граммом больше.

Поставщики и документы до первой машины

Стартовый склад привозят за несколько дней до технического открытия, и к этому дню у вас уже должны быть договоры, доступ к ЭДО и учётная запись в «Меркурии», чтобы гасить ветеринарные документы на рыбу, мясо и птицу прямо на приёмке. Если это делать в день привоза, машина простоит у дверей, а приёмщик подпишет всё не глядя.

Ещё одно соображение про число поставщиков. Чем шире ассортимент у одного поставщика, тем меньше машин, накладных и ветеринарных документов на приёмке. У нас 3500 с лишним позиций, своё производство рыбного филе и минимальный заказ от одной упаковки, поэтому на стартовый склад не приходится брать по коробу того, что нужно в объёме пачки. Сверить список закупки с ассортиментом удобно по прайс-листу.

Первые две недели: сверка с прогнозом

Расчёт стартового склада это гипотеза. Первые две недели я каждый день сверяю продажи с прогнозом: какие блюда идут лучше, какие хуже, где остаток тает быстрее минимума. Через две-три недели появляется реальная статистика, и по ней пересчитываются минимум и максимум по каждой позиции.

Дальше склад уже живёт по учёту, а не по прогнозу. Как отделить позиции, которые кормят ресторан, от тех, что просто занимают полку, хорошо видно в ABC/XYZ-анализе.

Друзья, стартовый склад считают в граммах на порцию, а не в коробках на полке. Тогда и денег хватает, и стоп-листа нет.

Открываете ресторан или кафе? Поможем от первого вопроса до первой поставки
  • На вопросы по меню, технологическим картам и запуску кухни отвечаю я, бренд-шеф Экор.
  • Дадим образцы продуктов для проработки, пока меню ещё не утверждено.
  • Менеджер соберёт стартовый заказ под ваше меню: рыба, мясо, птица, овощи, бакалея, соусы.
  • Обсудим отсрочку платежа.

Частые вопросы о первой закупке

Что такое стартовый склад ресторана?

Стартовый склад это запас продуктов, с которым ресторан открывается: всё, что нужно, чтобы отдавать каждое блюдо меню с первого дня до следующей поставки, плюс запас на ошибку прогноза продаж. Его считают от технологических карт и ожидаемого числа гостей, а не закупают на глаз. Продукты на проработку меню и обучение персонала в стартовый склад не входят, это отдельные закупки.

Сколько продуктов закупать на открытие ресторана?

Столько, сколько уйдёт до следующей поставки, плюс запас на ошибку прогноза. Для каждого продукта берут расход сырья на порцию из технологической карты, умножают на прогноз продаж блюда в день и на число дней до следующего привоза. По долгохранящимся продуктам добавляют запас ещё на один интервал поставки, по скоропорту запас не делают, его довозят короткими поставками.

Сколько денег закладывать на первую закупку продуктов?

Единой суммы нет: она зависит от меню, числа мест и графика поставок. Сумму получают из расчёта стартового склада по технологическим картам. Отдельно закладывают продукты на проработку и обучение, которые тратятся без выручки. Для проверки полезен отраслевой ориентир: затраты на продукты в работающем ресторане обычно составляют 25-30% выручки.

Что закупать в первую очередь при открытии ресторана?

Первыми закупают продукты для проработки меню и дегустаций, потом продукты для обучения поваров и прогона, а стартовый склад завозят за несколько дней до технического открытия. Из стартового склада раньше всего приходят позиции длительного хранения: заморозка, бакалея, консервация, масло. Скоропортящееся привозят последним, накануне открытия.

Как рассчитать закупку продуктов по меню?

Нужно взять технологические карты, выписать массу брутто каждого продукта на порцию, умножить её на прогноз продаж блюда в день и сложить одинаковые продукты по всем блюдам. Получится суточная потребность. Её умножают на число дней до следующей поставки и округляют до целой упаковки поставщика. Если в карте указана масса нетто, её делят на выход сырья.

Что такое минимальный и максимальный остаток продукта?

Минимальный остаток это количество, ниже которого продукт нельзя опускать: его хватает до следующей поставки с небольшим запасом. Максимальный остаток это предел, выше которого продукт не закупают: больше не помещается в камеру или не успеет выработаться до конца срока годности. Между этими двумя цифрами и делают заявку поставщику.

Как часто заказывать продукты в первые недели после открытия?

Чаще, чем потом, и меньшими партиями. В первые недели прогноз продаж почти всегда ошибается, поэтому скоропортящиеся продукты лучше заказывать на один-два дня вперёд, а долгохранящиеся раз или два в неделю. Через две-три недели работы появляется реальная статистика продаж, и по ней пересчитывают минимальные и максимальные остатки.

Нужно ли покупать продукты для обучения персонала?

Да, и их стоит планировать отдельной строкой бюджета. Повара должны приготовить каждое блюдо меню несколько раз до открытия, плюс нужны продукты на дегустации, прогон кухни и техническое открытие. Это расход без выручки, и если его не заложить, он съедает стартовый склад ещё до первого гостя.

Как не допустить стоп-листа в день открытия?

Проверить укомплектованность продуктами по каждому блюду меню за сутки до открытия, держать минимальный остаток по всем позициям и иметь запасного поставщика с пройденной проработкой для ключевых продуктов. Полезно ограничить меню на открытие: чем меньше позиций, тем меньше шансов, что одна из них закончится.

Сколько поставщиков нужно ресторану на открытие?

По каждой ключевой группе продуктов нужен основной поставщик и запасной. Число компаний при этом может быть небольшим: поставщик с широким ассортиментом закрывает сразу рыбу, мясо, заморозку и бакалею, и кухня получает меньше машин и меньше документов на приёмке. Скоропорт вроде зелени и выпечки обычно берут у отдельных поставщиков с ежедневной доставкой.

Что делать с излишками продуктов после открытия?

Сначала проверить, какие позиции продаются хуже прогноза, и остановить по ним заявки до снижения остатка до минимума. Излишки долгохранящихся продуктов вырабатывают через специальные предложения и другие блюда меню, если сырьё подходит. Скоропортящиеся излишки обычно уже не спасти, поэтому их и не закупают с запасом.

Как учитывать выход сырья при расчёте закупки?

Закупку считают по массе брутто, а не по массе готового продукта на тарелке. Если на порцию нужно 150 граммов готовой рыбы, а выход мороженого филе после разморозки и жарки 80%, закупать нужно 187,5 грамма сырья на порцию. Без поправки на выход закупка получится заниженной, и продукт кончится раньше срока.